Você está precisando encontrar uma forma de organizar melhor o seu escritório de despachante? Gostaria de sentir que o controle está de volta em suas mãos?
Calma! A solução está mais próxima do que você imagina. Quer descobrir? Veja algumas dicas para ter mais controle no seu escritório de despachante:
1) Não confie em sua memória
É muito comum que um despachante confie em sua própria memória para organizar o que ainda precisa ser feito. Porém, essa organização começa a falhar quando o volume de atividades a serem realizadas cresce. Além disso, o governo e sua burocracia excessiva não ajudam em nada. Por isso, o melhor a se fazer é não deixar para programar as coisas só na sua cabeça.
2) Não confie em papeis
O que é ainda mais comum que um despachante confiar somente em sua própria memória, é encontrar esses profissionais utilizando papeis para organizar suas agendas e tarefas. Isso é um problema ainda maior, pois um pequeno papel que se perde no mundaréu de burocracia que é exigida para esse tipo de atividade, acarreta em clientes insatisfeitos e serviços mal prestados. Use a memória para se lembrar: papeis podem sumir misteriosamente…
3) Planilhas não são suficientes
Na tentativa de organizar o enorme volume de informações que seus serviços geram, os despachantes partem para uma outra abordagem: utilizar planilhas para registrar tudo. Isso, por um lado, é bom, visto que os computadores são excelentes ferramentas para guardar suas preciosas informações. Mas as planilhas sozinhas não possuem ferramentas de inteligência que informam quando um documento está para vencer, por exemplo, e isso é fundamental para um bom atendimento aos seus clientes. Sendo assim, utilize planilhas somente para cálculos mais simples, nunca para gerenciar suas informações ou suas tarefas.
4) Tenha um bom programa / software para gerenciar seus serviços
Nos dias de hoje, o mais adequado é partir para um sistema voltado especificamente para suas atividades. Dessa forma, você não perde prazos de entregas e pagamentos de documentos e taxas, fica sabendo em poucos cliques a situação de um serviço prestado, evita perder informações em meio a tantos papeis e não fica refém de informações atrasadas e desatualizadas. Só com um bom sistema de informação é que será possível manter suas informações bem organizadas e retomar o controle do seu escritório de despachante.
5) Alimente o sistema corretamente
Não adianta só adquirir um sistema e começar a usar. É preciso trabalhar de forma certa para que o sistema controle tudo por você. Sendo assim, não deixe para inserir as informações dos serviços prestados ao final do dia, pois isso pode acabar fazendo com que você se esqueça de algo importante. Se tudo for lançado durante a execução de uma tarefa, o sistema estará sempre atualizado e você não perderá o controle do seu escritório.
6) Acompanhe os relatórios
Um bom programa para despachantes sempre te deixará avisado sobre as situações mais emergenciais. Porém, para que você tenha total controle sobre seu escritório, monitore frequentemente os relatórios. Com isso, será possível prever situações antes que elas venham a acontecer e evitar sustos. É importante ressaltar que o controle gerencial só é possível se você se antecipar às mais diversas situações que podem acontecer em seu escritório.
Não tenha medo: o volume de informações é grande, mas seguindo essas dicas você se coloca de volta no controle de seu escritório.
0 comentário