As contas a pagar nada mais são que os compromissos financeiros assumidos por você para manter seu escritório funcionando. Dentre esses custos podemos citar o pagamento dos seus funcionários, aluguel, taxa de água, luz, telefone, internet, além de contas eventuais como empréstimos bancários.
Pode parecer óbvio que essas contas devam ser muito bem administradas, porém o complicado, às vezes, é realizar essa administração de maneira eficaz. Segundo o Serasa Experian, o indicador que aponta a inadimplência das Micro e Pequenas Empresas registrou um índice de 5,4% na variação do período referente a abril de 2019. São empresas com pelo menos um compromisso vencido e não pago e que, por isso, tiveram o seu CNPJ incluído na base de dados do Serasa Experian.
Por isso, pensando em ajudar você a manter em dia as suas contas a pagar, é que selecionamos algumas dicas para serem colocadas em prática em seu escritório de despachante:
1. Tenha um responsável por esse trabalho
Se não for o próprio despachante o responsável pelas contas a pagar, é preciso ter uma pessoa responsável pelo trabalho. Dividir a responsabilidade das contas a serem pagas no seu escritório, talvez não seja uma boa ideia. Essa divisão pode gerar confusão no acompanhamento das contas e até mesmo o esquecimento de arcar com algum dos compromissos. O ideal é que a tarefa seja, inclusive, conferida por outra pessoa que não a responsável pelos pagamentos. Assim, você evita dores de cabeça por causa de contas atrasadas.
2. Mantenha um registro atualizado
As contas a pagar precisam ser listadas e registradas, de preferência, num único lugar. Isso facilita o controle do vencimento de cada uma, bem como viabiliza a análise daquelas que são passíveis de descontos.
3. Antecipe o pagamento sempre que puder
O ideal é que você consiga pagar suas contas antes de elas vencerem. Assim, você pode conseguir economizar algum dinheiro ao ganhar desconto pelo pagamento antecipado. Além disso, você evitará o risco de não conseguir pagar a conta na data do seu vencimento, por qualquer motivo que seja.
4. Invista numa boa ferramenta de gestão
A maior parte das dificuldades em lidar com o controle financeiro pode ser vencida investindo-se num bom sistema de gestão para o seu escritório. Um software específico para o escritório de despachante automatizará toda a parte financeira, permitindo que o acompanhamento e a fiscalização de suas finanças sejam realizados de maneira prática, rápida e eficiente.
Um pequeno erro na administração das contas a pagar pode trazer um grande prejuízo para o seu escritório de despachante. Então, é melhor se organizar e investir em tecnologia para que esses erros sejam minimizados. Com organização, planejamento e tecnologia é possível vencer esse e outros obstáculos que surgem no dia a dia do seu escritório!
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