A administração de um escritório de despachante geralmente fica a cargo do seu proprietário e por isso o despachante acaba acumulando muitas tarefas como atendimento, organização, execução dos serviços e controle financeiro. A quantidade de tarefas faz com que, muitas vezes, o despachante tenha que se preocupar com questões prioritárias, como por exemplo, a execução dos serviços e as contas a pagar do seu escritório.
Nesse sentido, as contas a receber nem sempre são verificadas com a frequência necessária, muito embora o funcionamento do escritório dependa diretamente do valor que o despachante recebe dos seus clientes.
Com o objetivo de ajudar você despachante de trânsito a se organizar melhor e ter mais controle dos seus recebíveis, é que separamos algumas dicas simples e de fácil aplicação:
1. Não comprometa dinheiro que ainda não foi recebido
É claro que o despachante tem uma margem de ordens de serviço com a qual ele espera trabalhar num mês e com isso conseguir quitar todas as suas obrigações e se sustentar. No entanto, essa é uma regra clássica de administração financeira que não pode ser desprezada. Mesmo que o movimento do seu escritório tenha aumentado nos últimos meses, não faça dívidas confiando que o aumento da arrecadação será sempre crescente. É melhor fazer investimentos e comprar equipamentos com os valores que já foram arrecadados pelo seu escritório, dando sempre preferência para pagamentos à vista.
2. Cobranças são necessárias
Muitas pessoas se sentem constrangidas no momento de cobrar a dívida de um cliente. No entanto, você prestou um serviço e concluiu a sua parte no acordo e dessa forma tem o direito de receber! Alguns clientes acabam se esquecendo da data pactuada para pagamento de suas obrigações e por isso é importante que você os lembre. Rotineiramente você precisa acompanhar as obrigações que não foram quitadas pelos seus clientes e criar uma forma de cobrança adequada a cada situação. Afinal a sobrevivência do seu negócio depende do pagamento pelos seus serviços!
3. Estimule o pagamento à vista ou antecipado
Conseguir receber dos seus clientes à vista ou ainda ter o pagamento de parcelas de forma antecipada, sem dúvida seria o ideal para o seu escritório. Você pode estimular seus clientes a optarem por esse tipo de pagamento concedendo, por exemplo, descontos ou oferecendo alguma vantagem para eles na execução dos serviços contratados ou na contratação de um serviço futuro.
4. Automatize o controle financeiro
Investir em tecnologia para que o controle financeiro do seu escritório seja totalmente automatizado é a melhor escolha que você pode fazer. Se o seu escritório tiver um bom software de gestão, basta acompanhar o movimento financeiro por meio das funcionalidades do sistema. Além de ser prático e confiável, você terá suas informações financeiras como contas a receber, contas a pagar, fluxo de caixa, etc, reunidas num único lugar. Um bom sistema de gestão também deve ser capaz de integrar suas ordens se serviço ao módulo financeiro, realizando lançamentos de forma automática. Dessa forma, você sempre saberá antecipada e rapidamente o dinheiro que deverá entrar no seu escritório nos próximos dias.
Estar atento à arrecadação do seu escritório é muito importante para o equilíbrio das suas finanças. Construa um bom relacionamento com seus clientes, faça as cobranças habituais e invista em tecnologia para o seu controle financeiro. Essas dicas simples, se aplicadas, fazem a diferença!
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