A satisfação e a fidelidade de um cliente estão diretamente relacionadas a um bom atendimento. É importante ter em mente que cada cliente exige um tratamento diferenciado, pois cada um possui diferentes necessidades.
Diante disso, atender bem deverá ser uma função prioritária em seu escritório, atentando sempre para regras de conduta e comunicação que farão com que seu cliente se sinta único e valorizado:
1. Recepcione seu cliente de imediato
A recepção é o cartão de visitas de seu escritório. Como é desagradável chegar a um determinado estabelecimento e ter a sensação de não ser visto pelos atendentes! Se não puder atender seu cliente de imediato, diga que logo o fará, acomodando-o e fazendo-o se sentir à vontade. Procure também chamá-lo pelo nome desde o início, pois isso demonstra que você considera a presença dele importante. Desta forma, você e sua equipe se mostrarão agradáveis, favorecendo o contato com o cliente.
2. Seja ágil no atendimento
A agilidade na prestação de serviços é hoje uma qualidade muito valorizada pelos consumidores em todos os ramos do mercado. No entanto, para que você preste um atendimento de maneira rápida e eficaz, alguns fatores são determinantes, como organização, um número de funcionários que atendam à demanda de seu escritório, treinamento da equipe, equipamentos adequados e um bom local onde seus clientes possam ser bem recebidos. Por outro lado, não se esqueça de que a qualidade está acima da rapidez! De nada adianta atender um cliente rapidamente e lhe entregar um serviço malfeito. Assim, busque a eficácia em sua prestação de serviços, aumentando a agilidade sem perder a qualidade! Nesse quesito, a tecnologia será sua maior aliada!
3. Seja claro
A clareza é um pilar importante da boa comunicação. É preciso ter consciência de que nem todos os seus clientes têm conhecimento acerca dos detalhes, procedimentos e terminologias utilizadas em sua atividade. Nesse contexto, evite usar termos técnicos, siglas e outras palavras que estejam fora do vocabulário comum, a não ser que você explique ao seu cliente o que significam. Do mesmo modo, deixe bem claro para os seus clientes o passo a passo do serviço a ser prestado. Ele deve saber de antemão que documentos precisa entregar a você, bem como prazos, riscos e quaisquer outros fatores que possam influenciar na entrega do serviço. Assim, você evita mal entendidos com seu cliente e não dá margem para que ele fique insatisfeito.
4. Tenha tudo registrado
A segurança é fundamental no relacionamento com o cliente. Isso quer dizer que você precisa passar a ele uma informação precisa, que demonstre que você sabe mesmo do que está falando. Informações duvidosas, incompletas ou que variam conforme o atendente, não trazem credibilidade para seu escritório. Uma das formas de se dar mais segurança ao seu cliente e consequentemente ter maior credibilidade, é documentar tudo, desde o orçamento realizado no primeiro atendimento até a comprovação da entrega do seu serviço. Enfim, organize-se para que esta documentação esteja sempre à mão para esclarecer as dúvidas que podem surgir. Outra vez a tecnologia surge para te ajudar no controle dos registros, permitindo que as informações sejam facilmente encontradas. Invista nessa proposta!
5. Esteja atento às reclamações e sugestões
O cliente é o bem mais valioso de qualquer negócio, não é verdade? Sem ele, não seria possível manter nenhum empreendimento. Por isso, esteja atento ao que ele diz. Sugestões, críticas e reclamações devem ser sempre tratadas com atenção e respeito, pois servirão de base para que você melhore e prospere cada vez mais. Logo, é interessante pedir ao cliente que faça uma avaliação assim que o serviço for concluído, dando-lhe oportunidade para manifestar sua opinião sobre diversos pontos do seu escritório, tais como agilidade, atendimento e qualidade dos serviços prestados.
Prestar um bom atendimento exige boa vontade, conhecimento, treinamento e equipamentos de qualidade. No entanto, todo esforço vale a pena quando você começa a colher os frutos. Invista em sua equipe e em ferramentas tecnológicas que te auxiliarão nessa empreitada! No final, você e seus clientes saem ganhando!
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