Você já chegou ao final de um dia com a sensação de que seu trabalho não rendeu nada? Isso é muito frustrante não é mesmo? Mas, como nosso dia não tem nada mais que 24 horas, precisamos aprender a gerenciar nosso tempo.
Na verdade, temos tempo suficiente para realizar todas as nossas atividades. O que nos falta mesmo é o controle sobre o tempo disponível. No trabalho, além de dar conta das tarefas pré-determinadas, também precisamos arcar com aquelas que vão surgindo inesperadamente. Nesse caso, se não fizermos uma boa gestão do nosso tempo, ficaremos completamente enrolados!
Pensando nisso, preparamos algumas dicas para que você despachante possa organizar melhor o seu tempo e assim aumentar a produtividade em seu escritório:
1. Cuidado com as distrações
Vivemos dias em que as pessoas estão cada vez mais conectadas ao mundo virtual. São redes sociais, sites de notícias, entretenimento e muita informação. Embora tudo isso seja bom e de grande valia para nossa vida e nosso trabalho, não podemos permitir que venha nos distrair durante nossos afazeres. Não é raro encontrarmos pessoas distraídas ao telefone, nas redes sociais e na internet de modo geral. Para que isso não influencie seu rendimento e lhe roube tempo útil, se comprometa a não acessar redes sociais, whatsapp e sites que não estejam vinculados ao seu trabalho no período de expediente. Evite também conversas que não possuem relação alguma com o trabalho em momentos de atendimento ou execução das tarefas. Sua concentração será melhor e consequentemente suas tarefas serão concluídas com maior rapidez e qualidade.
2. Estabeleça prioridades
Tenha em mente quais atividades são mais importantes e urgentes, a fim de priorizá-las. Você pode começar seu dia executando as tarefas mais complexas ou que necessitam mais de sua atenção. Deixe claro para os seus colaboradores quais das atividades a eles delegadas são de maior importância e precisam ser priorizadas em detrimento de outras. Estabelecer quais são as prioridades permitirá que você execute seu trabalho de forma mais tranquila, sem atropelamentos.
3. Faça um planejamento
Você precisa dividir bem as tarefas entre os integrantes de sua equipe, de modo que o trabalho seja executado sem dificuldades. Além disso, faça um planejamento das atividades do seu escritório. Você pode ter, por exemplo, uma agenda das vistorias a serem realizadas nos veículos dos seus clientes. Assim, você não perde prazos, entrega o serviço no tempo combinado e ainda não se atrapalha ao receber novas demandas em seu escritório.
4. Tenha foco
Fazer várias coisas ao mesmo tempo nunca é uma boa ideia. Estudos científicos comprovam que quando sua atenção fica dividida entre várias tarefas, você demora mais para executá-las e corre um risco maior de incorrer em erro. Lembre-se, por exemplo, do que pode acontecer a alguém que dirige e atende o telefone ao mesmo tempo. Então, foque naquilo que estiver fazendo! Se é atendimento, priorize o atendimento. Se é pagando contas, que seja somente isso. Por isso é tão importante dividir as responsabilidades de modo equilibrado entre os membros da sua equipe.
5. Não deixe para a última hora
Deixar um serviço pra depois, só porque é chato ou difícil, pode ser um grande problema para você. O trabalho vai se acumulando e quando você perceber já perdeu prazos ou ficou sobrecarregado. Se você faz um bom planejamento e sabe priorizar o que é importante, não terá que deixar nada para última hora. Dessa forma, seu escritório estará sempre em dia.
Uma boa gestão do tempo traz inúmeros benefícios para você. Dentre eles, pode-se destacar menos estresse, maior produtividade, menos problemas e mais tempo livre. É bom ressaltar que a tecnologia pode te ajudar e muito a organizar melhor o seu tempo. Com um bom sistema de gestão, o trabalho no seu escritório será otimizado e seu tempo poderá ser melhor aproveitado. Colocando em prática essas dicas e investindo em um bom software para gerenciar seu escritório, seu dia, com certeza, renderá mais!
0 comentário