O bem mais precioso que uma empresa pode ter é o cliente. De maneira geral, os clientes buscam um atendimento ágil, atencioso e que seja capaz de resolver seus problemas ou suprir suas necessidades.
No seu escritório de despachante, por exemplo, você já lidou com muitos tipos de clientes: desde os mais exigentes até aqueles que deixam tudo para a última hora. Pessoas de diferentes perfis, mas que no final estão procurando a mesma coisa: um serviço de qualidade, com preço justo e um atendimento diferenciado.
Por essa razão, é preciso investir em ferramentas e métodos capazes de melhorar o relacionamento entre você e os seus clientes. Uma grande aliada nesse quesito é a tecnologia! Com tecnologia você tanto controla seus serviços quanto alcança seus clientes onde quer que estejam. Portanto, atenção a estes pontos:
• Esteja atento aos canais de atendimento preferidos pelos clientes
Seu cliente sempre espera de você uma resposta precisa e rápida, não interessa por qual meio ele entrou em contato: e-mail, telefone, rede social ou whatsapp. De acordo com a pesquisa CXTrends, produzida pela Octadesk, os canais de comunicação de maior preferência dos clientes são:
◦ Telefone (53%)
◦ E-mail (49%)
◦ Whatsapp (41%)
◦ Chat no site (31%)
◦ Autoatendimento (26%)
Perceba que você precisa possibilitar ao seu cliente outros meios de contato além do próprio telefone, que é o mais tradicional. Se o seu escritório ainda não investiu em ferramentas de comunicação mais modernas, pode estar perdendo clientes. Mais importante que isso, é responder o cliente o mais rápido possível. Não adianta nada você oferecer um endereço de e-mail para atendimento, se você não responder esses e-mails diariamente. A linguagem utilizada também é muito importante: padronize!
• Um sistema de gestão transforma o atendimento ao cliente
Como já foi dito acima, o mais importante para um cliente é ser bem atendido e ter seu serviço prestado com agilidade e qualidade. Para que seu escritório consiga atender a essa expectativa, é crucial prestar informações claras, precisas e de maneira rápida. Se o seu cliente, por exemplo, ligar para o seu escritório perguntando sobre o andamento do serviço contratado, você não pode deixá-lo esperando no telefone enquanto procura a documentação ou tira dúvidas com outro colega. As informações dos serviços precisam estar sempre à mão! Isso só é possível com organização e essa organização só será plena se você tiver um sistema de gestão para o seu escritório de despachante. Um bom sistema de gestão deixará tanto o atendimento quanto a execução dos serviços mais ágil. Vale a pena investir!
• Pós-Atendimento e proatividade
Você já entendeu que a tecnologia te faz economizar tempo nas tarefas e agilizar o atendimento. Pois bem! Com ela você também poderá planejar e se organizar melhor para realizar o pós-atendimento ao cliente. O pós-atendimento possibilita analisar a experiência que o seu cliente teve desde o primeiro atendimento em seu escritório até a efetiva conclusão do serviço contratado. Essa análise será importante para corrigir erros e ajustar a equipe para melhorar a qualidade dos serviços prestados em seu escritório. Para este fim, também poderão ser utilizados diversos canais de comunicação. A proatividade também tomará espaço à medida que você conseguir se antecipar à necessidade dos seus clientes. Com um banco de dados de clientes, por exemplo, você pode enviar mala direta ou mail marketing oferecendo serviços e divulgando promoções do seu escritório.
Se você quer construir um bom relacionamento com seus clientes, a tecnologia é imprescindível. Investir em um software de gestão e ampliar os canais de atendimento do seu escritório são ações capazes de elevar a qualidade dos seus serviços e, por conseguinte, deixar seus clientes mais satisfeitos. Mude! Invista! Seu escritório pode se tornar a referência em atendimento da sua cidade ou região!
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