Como está a organização do seu escritório nesse exato momento? Você sabia que a organização do seu ambiente de trabalho influencia diretamente a sua produtividade?
É fato que o dia a dia de trabalho em seu escritório de despachante é bem corrido. Mas, essa correria não impede que você adquira hábitos simples de organização que farão total diferença para o seu desempenho e o de sua equipe.
Algumas ferramentas podem ser bastante úteis para auxiliar você a organizar seu escritório de despachante, como por exemplo a 5S – uma metodologia japonesa para organização de qualquer ambiente.
A letra inicial de 05 palavras japonesas – Seiri (utilização), Seiton (arrumação), Seiso (limpeza), Seiketsu (higiene), Shitsuke (Disciplina) – deu origem ao nome da metodologia 5S. Esse método de organização pode ser implementado em diversas empresas, grandes ou pequenas, tendo em vista sua simplicidade.
Com o propósito de mobilizar, conscientizar e motivar toda a empresa por meio da organização e disciplina, a metodologia se resume a:
1. Seiri – senso de utilização: você precisa verificar quais materiais e ferramentas são realmente necessários no ambiente de trabalho (papel, caneta, lápis, grampeador, computador, cadeiras, etc). Livre-se do que não é mais útil e guarde o que não está sendo utilizado. Assim, o ambiente não fica poluído e você encontra mais facilmente o que precisa.
2. Seiton – senso de ordenação: coloca as ferramentas, materiais e mobiliário dispostos de maneira a facilitar a execução das atividades. Por exemplo: você pode colocar a impressora próximo à sua mesa para que você não precise se levantar a todo momento.
3. Seisõ – senso de limpeza: a limpeza é uma necessidade de qualquer ambiente. Se você não possui uma pessoa responsável por essa tarefa, toda a equipe precisa colaborar. Ainda que haja um responsável pela limpeza, todos que trabalham em seu escritório podem contribuir mantendo a mesa de trabalho limpa e jogando o lixo fora por exemplo.
4. Seiketsu – senso de saúde: após realizar a limpeza, é necessário colocar cada coisa no seu devido lugar, criando também parâmetros de organização. Você pode colocar as canetas juntas num porta-objetos e todos os livros num só lugar, facilitando a localização.
5. Shitsuke – autodisciplina: o quinto “S” valoriza a autogestão e a atenção para manter tudo de forma organizada. O líder da equipe deve incentivar e monitorar os demais no cumprimento das etapas anteriores. A mudança de hábito às vezes é demorada, por isso é necessário perseverança.
Os benefícios alcançados com a organização são muitos dentre os quais podemos citar a diminuição das falhas humanas durante o trabalho, o aumento da produtividade e a redução do desperdício.
O uso da tecnologia também está dentre as soluções para organizar seu escritório de despachante. A eliminação de papéis e a otimização das tarefas são apenas algumas das vantagens de se utilizar um sistema de gestão específico para o seu escritório. Com motivação, inovação e perseverança você conseguirá ter o seu escritório de despachante organizado! Então, mãos a obra!
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