A tecnologia tem transformado as nossas vidas nas últimas décadas. Essa transformação se estende desde ao ambiente doméstico até a vida profissional, trazendo facilidade, comodidade e praticidade para o nosso dia a dia.
No âmbito empresarial, também é interessante destacar que o ritmo imposto pela economia e pelo mercado de modo geral não conseguirá ser alcançado sem investimento em tecnologia. Portanto, você também precisa inovar em seu escritório de despachante, investindo nessa área.
É claro que não estamos falando em apenas ter computadores e internet, até porque sem essas ferramentas básicas você nem conseguiria trabalhar, pois precisa fazer consultas e imprimir boletos por meio de sites do governo. O enfoque aqui é o investimento em um sistema de gestão voltado para a sua atividade, que automatizará todo o trabalho. Dessa forma, é possível que você ainda esteja operando manualmente, mesmo com computador e internet em seu escritório, tendo em vista que não tem o armazenamento de informações e o controle do seu trabalho realizados de forma automática.
Se você ainda não informatizou seu escritório, saiba que isso tem muitas desvantagens. Senão vejamos:
1. Desorganização
Ainda que você tenha um senso de organização muito grande, fica extremamente complicado lidar de forma manual com a quantidade de informações que existem em seu escritório. Todos os serviços precisam ser separados e conferidos um a um, tudo de forma manual. E o risco de esquecer algum? Sem um sistema de gestão, seu escritório caminhará rumo à desorganização, se é que já não está desorganizado.
2. Perda de Tempo
A quantidade de tempo que você perde conferindo e organizando seu serviço de forma manual é muito grande. Você demora mais para entregar um serviço ao cliente, sem contar a probabilidade de perder prazo de pagamento de alguma taxa. Imagina quanto tempo você pode economizar se automatizar o serviço do seu escritório?
3. Descontrole Financeiro
A parte financeira é uma das que mais preocupam os despachantes. O acompanhamento do fluxo de caixa, das contas a pagar, das contas a receber, a compensação bancária, dentre outras peculiaridades das finanças de seu escritório, exige grande atenção da sua parte. Se você não tem um sistema de gestão que realiza todos os lançamentos de forma automática, integrando os serviços com a parte financeira, é bem provável que encontre dificuldades no controle financeiro.
4. Atendimento Demorado
Nenhum cliente gosta de ficar esperando por atendimento, seja presencialmente ou por telefone. Se você não tem um sistema de gerenciamento dos seus serviços, pode demorar muito tempo para encontrar uma informação para dar ao seu cliente. Além de gastar muito tempo no atendimento, você demora mais para entregar seus serviços. Sem um sistema de gestão, seu trabalho será lento e isso deixa seus clientes insatisfeitos.
5. Perda para a Concorrência
No tópico acima, falamos que o cliente preza por um atendimento rápido. Pois bem. Se ele souber que um escritório de despachante presta serviços com mais agilidade que o seu, é bem provável que ele contrate os serviços do seu concorrente. Você precisa estar de olho na concorrência e fazer tudo que estiver ao seu alcance para ganhar mercado. Um sistema de gestão para o seu escritório, com certeza está ao seu alcance.
A tecnologia está provocando grandes mudanças em nossa sociedade e tem muitos benefícios a nos oferecer. Quanto mais rápido estivermos dispostos a encarar essas mudanças, mais rápido colheremos os bons resultados. Permita-se vivenciar a experiência de ter um escritório de despachante informatizado. Sem dúvidas, você jamais desejará voltar atrás!
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