Manter seu escritório organizado não é uma tarefa simples. Para muitos despachantes esse tem sido um grande desafio. Afinal, você precisa lidar com clientes, colaboradores, fornecedores, delegacia de trânsito ou DETRAN, contas a pagar e uma infinidade de prazos para cumprir.
Conciliar tudo isso pode parecer complicado, mas existem métodos e ferramentas que podem facilitar muito a organização. Confira abaixo as dicas que selecionamos para ajudar você a organizar seu escritório:
1. Esteja disposto a mudar hábitos
O mundo está em constante mudança e por isso não podemos engessar nossa maneira de pensar e agir. No trabalho não é diferente: precisamos nos adequar às mudanças que estão acontecendo à nossa volta. A tecnologia tem sido a grande reviravolta dos nossos tempos. É fato que as coisas nesse aspecto estão acontecendo cada vez mais rápido, mas não podemos negar que a tecnologia se tornou algo essencial no nosso mundo contemporâneo. Por isso, as empresas que insistirem em trabalhar sem utilizar tecnologia ficarão cada vez mais para trás no mercado. Essa é uma das grandes mudanças que o seu escritório necessita para estar mais organizado! Você está disposto a mudar?
2. Não deixe os documentos e arquivos expostos
Deixar documentos e arquivos à vista dos seus clientes, em cima de mesas ou balcões, não transmite uma boa impressão no tocante à organização. A forma como esses documentos são armazenados em seu escritório será crucial para a organização do ambiente. O melhor é que seus documentos, ou pelo menos a maior parte deles, estejam armazenados em meio digital. Além de não ocupar espaço físico, eles estarão mais seguros e mais fáceis de encontrar.
3. Descarte o que não é mais necessário
Ao final de cada dia de trabalho é importante tirar alguns minutos para descartar tudo aquilo que já não é mais necessário: físico ou digital. Jogar fora os papeis inutilizados, limpar a caixa de e-mails ou itens na área de trabalho do seu computador é uma atividade que deve ser feita diariamente para que o lixo não acumule.
4. Escolha as ferramentas certas para a sua atividade
Você já parou para pensar que grande parte da confusão e da perda de tempo que pode haver no seu escritório se deve ao uso de ferramentas de trabalho ultrapassadas ou erradas? Escolher a ferramenta certa é fundamental para a organização do seu trabalho. Os métodos manuais como arquivos e pastas, livros-caixa, e os mecânicos como máquina de escrever e calculadoras simples já não são as melhores escolhas para aplicar em seu escritório. A tecnologia surgiu para facilitar o seu trabalho e não deve ser vista como algo ruim. Invista em um bom sistema de gerenciamento para o seu escritório e veja na prática a organização acontecer naturalmente.
Você agora tem em mãos essas dicas preciosas e simples que vão guiar você para um nível de organização jamais experimentado. O mais importante você já fez: procurar saber. O próximo passo é fazer acontecer… Só depende de você!
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