Economizar dinheiro é uma atitude importante que impacta diretamente o crescimento do seu escritório de despachante. Às vezes não nos damos conta de quanto dinheiro é gasto à toa, seja por conta dos desperdícios de materiais, seja por conta do desperdício de tempo!
Contudo é possível economizar muito dinheiro se estivermos dispostos a mudar pequenos hábitos.
Quer saber como economizar em seu escritório de despachante? Confira!
1. Evite retrabalhos
Retrabalho é tudo aquilo que você precisa fazer outra vez; algo que poderia ter sido bem feito da primeira vez e não foi. Isso acontece por falta de atenção, falta de prática, equívocos na comunicação ou até mesmo por não ter sido feito um bom planejamento para a execução das tarefas. Tudo isso pode levar você e sua equipe a precisarem repetir uma tarefa, o que além de gastar tempo extra, pode também custar caro ao seu bolso. Para evitar o retrabalho é preciso:
• Treinar bem sua equipe
• Alinhar a forma de comunicação entre a equipe
• Investir em tecnologia para que as tarefas sejam otimizadas e coordenadas por um sistema de gerenciamento.
2. Evite papeis
Papeis e arquivos consomem muito espaço e demoram para ser encontrados e rastreados. Sempre que puder, mantenha seus arquivos em formatos digitais, seja através de fotos ou documentos digitalizados. Com a tecnologia adequada, você concentra todos os seus documentos num único sistema e facilita a busca de informações. Mantenha fisicamente somente os arquivos que obrigatoriamente precisam ser impressos.
3. Imprima somente o necessário
Crie em seu escritório o hábito de avaliar a necessidade de se imprimir algo. Afinal, tinta, tôner, manutenção das impressoras e energia elétrica devem ser gastos somente com documentos que necessariamente precisam estar impressos. Se não há a necessidade de se ter o documento impresso, para que gastar dinheiro com isso?
4. Fique atento às pequenas coisas
Alguém já disse: “Custos são como as unhas: precisam ser cortados todos os dias”. Essa grande verdade precisa ser incorporada à cultura de seu escritório por toda sua equipe. Isso significa que uma lâmpada acesa em um local onde não tem ninguém precisa ser apagada, um papel que pode ser reaproveitado como rascunho deve ser guardado, um computador que não vai mais ser utilizado precisa ser desligado. Essas pequenas coisas fazem uma enorme diferença no orçamento no fim do mês e são mais significativas do que demitir alguém, por exemplo.
5. Planeje tudo
A forma mais eficiente de cortar custos e ganhar tempo em um escritório de despachante é traçando um bom planejamento. Planeje desde a quantidade de tempo que você vai gastar em uma atividade até a quantidade de dinheiro que você pode investir num simples cafezinho. Avaliar as finanças do seu escritório é de suma importância e por isso vale a pena investir em tecnologia para se conseguir um bom controle financeiro. Quando você tem em mãos os planejamentos de seu escritório, você tem o poder de decidir sobre a melhor forma de aplicar seus recursos. Sem planejamento, você fica à mercê de riscos desnecessários e gastos não previstos.
Às vezes é preciso abrir mão de certas coisas que não têm tanta importância e investir em outras que farão toda a diferença para o seu escritório. Tecnologia se enquadra no último caso. Pequenas mudanças podem trazer grandes resultados!
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